Із заявкою часто працює кілька людей. Менеджер уточнює покупку, інший працівник оформлює накладну, склад готує відправлення, а маркетолог аналізує джерело звернення. Якщо кожен бачить усі дані та може довільно змінювати замовлення, контролювати процес складніше.
Щоб вирішити, як захистити замовлення від крадіжки, опишіть завдання кожної ролі. Потім налаштуйте доступ до інформації відповідно до цих завдань.
Менеджер продажів: обробка заявки
Менеджеру потрібна інформація, яка дозволяє підтвердити покупку, уточнити комплектацію та погодити доставку.
При цьому можливість експортувати всю клієнтську базу може бути зайвою. Так само варто окремо визначити право видаляти замовлення, переглядати чужі заявки та змінювати дані після передачі на склад.
Для кожного працівника створіть персональний обліковий запис. Це дозволить пов’язати дії із конкретною людиною.
Маркетолог: аналіз реклами
Маркетологу потрібні джерела заявок, рекламні мітки та результати продажів. Доступ до повних телефонів покупців залежить від його завдань.
Якщо працівник аналізує кампанії, перевірте можливість дати йому статистику без редагування замовлень та відкриття контактів.
Коли для окремого дослідження потрібні додаткові дані, погодьте мету та обсяг доступу.
Склад: комплектація та відправлення
Спочатку визначте, хто створює товарно-транспортні накладні. Якщо це робить менеджер під час підтвердження покупки, склад може отримувати готові документи та реєстри.
Якщо відправлення передано на фулфілмент LP-SKLAD, склад працює з уже оформленими посилками. Якщо ТТН оформлює власний склад, йому потрібні інші дозволи. Перевірте, чи доступні телефони в інтерфейсі створення накладної, таблицях та друкованих формах.
Приховування номера в картці заявки слід перевіряти разом з іншими екранами, через які працівник працює з відправленням.
Читайте також: Менеджери паролів; Віддалена робота; ТОП 11 CRM систем 2026: рейтинг найкращих.
Керівник: перевірка змін
Керівнику потрібна можливість відновити історію замовлення. Хто прийняв заявку? Коли відкрили контакт? Чому змінили статус? Хто видалив запис?
Погодьте правила роботи зі спамом, дублікатами та помилковими заявками. Якщо CRM має кошик, визначте відповідального за його перевірку.
У LP-CRM, показаній у випуску Олександра Луценка, для такого контролю демонструються історія дій та перегляд видалених замовлень.
Передача справ і завершення роботи
Зміна посади або звільнення потребують перегляду дозволів. Працівник може перейти в інший відділ, але зберегти старі права.
Після зміни обов’язків звірте доступи з новою роллю. Після звільнення закрийте вхід до робочих сервісів і передайте відкриті заявки відповідальному менеджеру.
Як перевірити, чи процес працює
Пройдіть шлях одного замовлення під різними ролями. Перевірте, чи кожен може виконати своє завдання та які дані отримує під час роботи.
Запитайте команду, де обмеження заважають погодженим операціям. Скоригуйте права там, де є робоча потреба. Зафіксуйте остаточні правила, щоб нові співробітники отримували доступи за зрозумілим порядком.
Коли змінюється процес доставки або підтвердження, повторіть перевірку. Нові обов’язки можуть потребувати інших дозволів, а частина попередніх доступів стане зайвою.
